20 mẹo sử dụng Gmail mà bạn có thể chưa biết – Phần 1

Đến nay Gmail – dịch vụ webmail của Google – đã được gần 6 tuổi nhưng chỉ vừa mới thoát khỏi bản beta. Và hầu hết tất cả người dùng đếu có ít nhất một tài khoản Gmail, nếu không muốn nói là vài tài khoản. Dịch vụ mail này của Google cung cấp cho bạn không gian lưu trữ cực lớn, khả năng phát hiện Spam tốt, tìm kiếm, chat, rất nhiều tùy chọn … Nhưng làm thế nào để khai thác triệt để tất cả những gì Gmail đem lại cho bạn?
Trong bài báo này bạn sẽ khám phá 20 mẹo sử dụng Gmail chuyên nghiệp. Truy cập Gmail offline? Tự động trả lời email? Thiết lập Gmail trên tên miền riêng của mình? Chúng ta sẽ tìm hiểu lần lượt những tính năng hữu ích của Gmail mà hầu hết mọi người chưa sử dụng.

Click to view full size

1. Phím tắt

Click to view full size

Trong Gmail, đầu tiên bạn cần học cách sử dụng phím tắt trước khi đi đến các tùy chọn nâng cao hơn. Để kích hoạt phím tắt bàn phím, bấm vào Settings và đánh dấu Keyboard shortcuts on .
Sau khi đã kích hoạt, đây là một số việc bạn có thể làm:

  • c: Viết mail mới. Nhấn giữ Shift +c để viết mail mới trong cửa sổ mới.
  • Tab+Enter: Gửi mail
  • k: Đưa trỏ chuột đến một hội thoại gần đây
  • j: Đưa trỏ chuột đến hội thoại cũ tiếp theo
  • n: Đưa trỏ chuột đến mail tiếp theo
  • o hoặc Enter: Mở hội thoại
  • x: Chọn hội thoại hiện tại
  • e: Lấy hội thoại đã chọn
  • !: Đánh dấu hội thoại hiện tại là spam
  • r: Trả lời
  • a: Trả lời tất cả
  • g rồi đến i: Vào Inbox
  • g rồi đến a: Vào “All mail”
  • g rồi đến k: Mở Tasks rồi chuyển trọng tâm vào đó

Ngoài ra còn có rất nhiều phím tắt khác, tham khảo ở [Chỉ có thành viên mới có thể nhìn thấy links. Bạn hãy nhấn vào đây để đăng ký…] .

Click to view full size

Tuy nhiên có một phím tắt khác không nằm trong danh sách, đó là tổ hợp phím để mở trò chơi Snake. Nhưng đầu tiên bạn cần kích hoạt chức năng này trong Gmail Labs. Bấm vào Settings > Labs. Kéo xuống cho đến khi nhìn thấy chữ Old Snakey và đánh dấu Enable. Nhấn phím Saved Settings ở cuối, rồi nhấn phím & (Shift+7) để thưởng thức trò chơi kinh điển này!
2. Nhập Contact từ Outlook (và các ứng dụng mail khác)

Nếu nhớ được tất cả địa chỉ của những người trong Address Book thì bạn quả là thiên tài. Việc này đặc biệt khó khi bạn phải quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mối quan hệ, và chắc chẳng ai muốn gõ lại từng đó thông tin. Nhưng đừng lo bởi bạn đang sử dụng Gmail.

Click to view full size

Cũng như các dịch vụ mail khác, Gmail hỗ trợ dạng file CSV ( Comma Separated Values ), giúp bạn chuyển tất cả các Contact trong Outlook về Gmail một cách dễ dàng.
Vào Outlook,, chọn File>Import and Export. Chọn Export to a file rồi nhấn Next. Chọn Comma Separated Values (Windows)’ như trong hình trên .

Click to view full size

Theo mặc định, Outlook sẽ giả định rằng bạn muốn kết xuất Email, rồi tự động chuyển xuống Inbox. Nhưng cái bạn cần bây giờ là địa chỉ email, vì thế hãy quay lên và chọn Contacts, rồi nhấn Next.

Click to view full size

Chọn một địa điểm để lưu File rồi đặt tên cho nó. Chọn Next>Finish và đợi một vài giây trong khi Outlook thực hiện công việc.

Click to view full size

Sau khi đã tạo file CSV, đăng nhập vào Gmail và nhấn Contacts. Ở trên cùng cửa sổ Contacts, bạn sẽ thấy 3 đường liên kết: Import, Export, và Print.
Bấm Import>Browse và chọn file CSV. Chú ý rằng trước khi nhấn Import, bạn có thể chọn nhập các Contact vào một nhóm có sẵn hoặc tạo một nhóm mới bằng cách nhấn ô liên quan. Sau đó nhấn Import.

Click to view full size

Với các dịch vụ mail khác bạn vẫn có thể sử dụng cách này để kết xuất Contact sang một file CSV. Ví dụ như trong Yahoo mail, hãy bấm vào tab Contacts và chọn Export trong menu Tools. Nhấn phím Export Now cạnh Yahoo! CSV, gõ mã CAPTCHA, và Yahoo sẽ tự động kết xuất các địa chỉ mail.
3. Đăng xuất từ xa (và Phát hiện ai đang dùng tài khoản của bạn)

Giả sử bạn đang ngồi trước một chiếc máy tính không phải của mình và nhảy vào Gmail để kiểm tra thư rồi quên Sign out thì sao? Tất nhiên người tiếp theo dùng PC này sẽ vào được tài khoản của bạn và đọc tất cả các mail. Tệ hơn, hắn có thể mạo danh bạn để gửi email và gây rắc rối cho bạn. Tất cả chỉ vì bạn quên Sign out.

Click to view full size

Nhưng đừng lo, Google sẽ bảo vệ bạn. Kéo xuống phần cuối của Inbox và chú ý đến phần Details URL. Google sẽ cho bạn biết lần cuối tài khoản được sử dụng từ khi nào, và từ IP nào.
Khi nhấn vào liên kết Details, một cửa sổ mới sẽ hiện ra với thông tin chi tiết về các hoạt động gần đây trên tài khoản của bạn, trong đó có địa chỉ IP, ngày giờ, thậm chí cả dạng truy cập (trình duyệt,, mobile, POP3, SMTP…).

Click to view full size

Tại đây bạn cũng có thể Sign Out khỏi tài khoản của mình từ xa. Chỉ cần click vào Sign out all other sessions và bạn đã chưa từng quên sign out
4. Chat với bạn trong AIM bằng Gmail

Gmail không định thay thế dịch vụ Chat mà bạn đang dùng (Digsby, Pidgin…), nhưng nó cho phép bạn tải các contact AIM. Tưởng tượng bạn vừa nhận được một email khẩn cấp từ một Contact cũng có tài khoản AIM. Thay vì mail qua mail lại, chỉ cần bật chat và trò chuyện trực tiếp.

Click to view full size

Muốn vậy, bạn kéo phía dưới tới mục Chat, bấm Options, và chọn Sign into AIM. Nếu đây là lần đầu tiên đăng nhập, Gmail sẽ cần 1 chút thời gian để nhập ( Import ) danh sách bạn bè để hiển thị ngay trong cửa sổ trình duyệt. Sau đó bấm vào một cái tên để bắt đầu Chat.

Click to view full size

Ngoài ra còn vô số các tùy chọn khác, và Google cũng giúp bạn quản lý cách Chat của mình. Cửa sổ Chat có thể hiện ở bên trong hoặc ngoài cửa sổ trình duyệt Gmail. Nhưng hữu ích hơn cả là khả năng tắt chức năng lưu nội dung Chat. Bình thường mọi thứ bạn gõ sẽ được lưu vào Chat Log của bạn và người nhận, nhưng nếu không muốn vậy bạn có thể bấm vào Video & More rồi chọn go off the record. Từ đó, tất cả các tin nhắn bạn gửi sẽ không được lưu ở Chat Log của cả hai bên.
5. Mute hoặc Ignore hội thoại một cách lịch sự

Bạn đã bao giờ bị vướng vào một hội thoại nhóm mà bạn không hề muốn tham gia? Khi đó bạn có 2 lựa chọn: gửi một email mắng mỏ tới những thành viên trong cuộc hội thoại rằng bạn không quan tâm đến chủ đề họ bàn luận, và đề nghị họ xóa bạn khỏi danh sách gửi mail nhóm. Vấn đề là khi đó bạn sẽ chọc giận một vài người. Và một số kẻ cứng đầu sẽ cố tình trả lời vào một email trước đó khi mà tên bạn chưa được gỡ ra, và bạn lại phải bất đắc dĩ nghe chuyện bàn luận của họ.
Hay bạn có thể âm thầm chịu đựng và xóa những email khó chịu này ngay khi nhận được. Nhưng ít ai biết rằng vẫn còn một cách khác tốt hơn: một trong những tính năng thú vị nhất của Gmail là khả năng Mute hoặc bỏ qua ( Ignore ) hội thoại.

Click to view full size

Đầu tiên bạn cần bật phím tắt bàn phím như đã hướng dẫn ở phần 1 (Settings, Keyboard shortcuts on, Save). Sau đó nhấn phím m để Mute hội thoại. Khi đó các email mới trong hội thoại đó sẽ không lọt vào Inbox của bạn mà vẫn được lưu lại. Còn nếu bạn chính là người gửi thì mail sẽ hiện trong inbox.
Tuy nhiên nếu có lúc nào đó bạn cần lục lại các email này thì sẽ rất khó khăn. Nhưng không sao, chỉ cần vào ô search và gõ is:muted.

Click to view full size

Không có phím Unmute, nhưng điều này cũng không ảnh hưởng gì. Để khôi phục lựa chọn này, chỉ cần mở hội thoại và bấm vào Move to Inbox.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: